Monipaikkainen työ, virtuaalityö, mobiilityö, etätyö, hajallaan tehtävä työ. Kun tiimiläiset eivät olekaan tutusti toimistolla voi esimieheen iskeä ahdistus. Tähän asti hyvin toimineet toimintamallit eivät ehkä tuokaan riittävää hallinnan tunnetta. Pitääkö tilanne vain hyväksyä vai onko jotain tehtävissä? Alla viisi usein esille nousevaa huolta ja miten niistä on selvitty.
1.Tekevätkö työntekijät etänä sovitun pituisia työpäiviä?
Kysymys työajan käytöstä tulee esiin etenkin silloin, kun työn tavoitteet ja/tai välietapit eivät ole kirkkaina mielissä. Työntekoa kannattaa mitata tavoitteiden saavuttamisella, ei työpäivän pituudella. Monessa työpaikassa on osa normaalirutiinia jutella esimiehen kanssa minä päivinä työntekijä ajatteli pitää etäpäiviä ja millaisia asioita etäpäivinä on tarkoitus saada aikaan. Keskusteluja ei käydä pelkästään esimiehen mielenrauhan vuoksi vaan myös siksi, että omien ajatusten läpikäynti ääneen auttaa työntekijää suunnittelemaan työtään. Esimieheltä saa myös tarvittaessa sparraustukea vaikkapa tehtävien priorisointiin tai työajan ja vapaa-ajan rajaamiseen.
2. Kuinka voi olla varma, että sovitut työt etenevät kun en enää tapaa ketään?
Et ehkä tähänkään asti voinut olla varma siitä, että työt etenevät aikataulussa, mutta etänä johtaessa epävarmuuden tunne kasvaa. Monipaikkaiseen työhön siirtymisen yhteydessä esimieskin siirtyy usein avotilaan työskentelemään. Moni on huomannut, että tietyt tiimiläiset eivät halua kaikkien kuullen tulla juttelemaan avotilassa istuvan esimiehen kanssa kuten ennen. Vaikka ei etänä oltaisikaan, jää osa tiimiläisistä helposti tyystin huomiotta. Paras ratkaisu on säännöllisten henkilökohtaisten keskustelujen varaaminen kalentereihin. Keskustelut voivat yhtä hyvin tapahtua Skypellä tai puhelimitse kuin kasvotustenkin.
3. Asioiden selvittely hidastuu kun työntekijät eivät ole paikalla niin että heiltä voisi kysyä asioita
”Minäpä kysyn Pekalta. Ai niin, mutta hän onkin etänä. Täytyy jättää tämänkin selvittely ensi viikkoon.” Tällaisissa tilanteissa voisimme muistaa vanhan kunnon työkalun: puhelimen. Etätyötä tekevä ei ole lomalla vaan töissä. Kannattaa sopia millä tavoin otetaan etäpäivien aikana yhteyttä, silloin kun etätyötä tehdään nimenomaan keskittymisrauhan takia. Joka tapauksessa tiimikavereille on oltava tavoitettavissa, sovitusti, vaikka ei toimistolla olisikaan.
4. Palavereita voi pitää vain tiettyinä päivinä koska moni tekee etätöitä
Tämä, kuten kaikki muutkin monipaikkaiseen työhön liittyvät yhteistyökäytännöt ovat täysin sovittavissa. Jotkut pitävät tiettyinä päivinä palavereja, jotta kaikki voisivat osallistua niihin kasvotusten ja jotkut taas kokevat, että ei ole vaiva eikä mikään lähettää automaattisesti joka palaverista myös Skype-kutsu ja ottaa mukaan aina myös muualta osallistuvat. Ja jos hienompi kokoustekniikka ei toimi niin sitten otetaan puhelin käyttöön ja näppäillään etänä olevat mukaan konferenssipuheluun. Mahdolliset materiaalit voi laittaa joka tapauksessa etukäteen sähköiselle alustalle kaikkien katsottaviksi.
5. Etäpalavereista ei tule mitään kun osallistujien on liian helppo puuhata samalla jotain muuta
Etäpalaveri haastaa palaverien vetäjän. Onko paikalle kutsuttu vain oikeat ihmiset? Onko palaverin sisältö sellainen, jonka osallistujat kokevat hyödylliseksi? Osaatko osallistaa jokaisen mukaan keskusteluun? Saatko palaverin pidettyä selkeänä niin, että kaikki tietävät missä kohtaa agendaa ollaan menossa? Saathan estettyä läsnäolevien päällekkäisen puhumisen? Valmistautuminen ja käytäntöjen jalostaminen yhdessä osallistujien kanssa vaatii panostusta, mutta tuottaa myös nopeasti tuloksia. Etäpalaverikin voi olla innostava ja tehokas!
Onko monipaikkaisen työn johtaminen teillä ajankohtainen asia?
Ota yhteys: konttori@pomonenkelit.fi